// die rechtliche lage
Viele Betriebe glauben, ihre E-Mails seien "ja in Outlook gespeichert". Das reicht dem Finanzamt nicht. Geschäftliche E-Mails mit Handels- oder Steuerbezug – Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen – unterliegen der Aufbewahrungspflicht: je nach Inhalt sechs oder zehn Jahre, unveränderbar und vollständig.
Im normalen Postfach kann jeder Mitarbeiter eine E-Mail löschen oder verändern. Damit ist es nicht revisionssicher. Bei einer Betriebsprüfung kann das teuer werden. Ein echtes Archiv löst das – automatisch im Hintergrund.
postfach vs. archiv
// die lösung: mailstore
Wir setzen auf MailStore – den in Deutschland führenden Standard für revisionssichere E-Mail-Archivierung. Die Archivierung läuft vollautomatisch im Hintergrund. Ihre Mitarbeiter arbeiten weiter wie gewohnt und können bei Bedarf blitzschnell im Archiv suchen.
Jede ein- und ausgehende E-Mail wird archiviert, bevor jemand sie anfassen kann. Kein manuelles Ablegen, keine Lücken, kein Vergessen. Läuft von selbst, Tag und Nacht.
automatik · lückenlos · unveränderbar
"Was haben wir dem Kunden 2021 geschrieben?" – Volltextsuche über das gesamte Archiv, inklusive Anhänge. Direkt in Outlook oder über die Weboberfläche. Auch für alte Mitarbeiter-Postfächer.
volltext · anhänge · outlook-addin
Weil alles sicher im Archiv liegt, können alte Mails aus den Postfächern ausgelagert werden. Das hält sie schnell und schlank und spart Microsoft-365- Speicher – ohne dass etwas verloren geht.
entlastung · speicher · performance
// cloud oder eigener server
Beide sind revisionssicher und GOBD-konform. Der Unterschied liegt in Betrieb und Datenhaltung – wir empfehlen Ihnen den passenden Weg nach Ihren Anforderungen.
Unsere ehrliche Empfehlung: Für die allermeisten kleinen und mittleren Betriebe ist das Cloud-Archiv der sinnvollste Weg – null Hardware-Sorgen, planbare Kosten, Daten trotzdem sicher in Deutschland. Nur wer aus konkreten Gründen alles selbst behalten muss, fährt mit der OnPremise-Variante besser.
// so richten wir es ein
Vier Schritte, und Ihre E-Mail-Archivierung erfüllt die gesetzlichen Vorgaben – ohne Störung Ihres Tagesgeschäfts.
Welche Postfächer, welches Mailsystem (Microsoft 365, Exchange, IMAP), wie viele Nutzer? Wir klären den Umfang und empfehlen Cloud oder Server.
Wir richten MailStore ein, verbinden es mit Ihren Postfächern und konfigurieren die automatische Archivierung – regelkonform und sauber dokumentiert.
Vorhandene alte E-Mails werden ins Archiv übernommen – auch aus PST-Dateien und Postfächern ausgeschiedener Mitarbeiter. Nichts geht verloren.
Kurze Einweisung fürs Team (Suche in Outlook), dann läuft es von allein. Wir bleiben Ansprechpartner und überwachen, dass die Archivierung sauber läuft.
// häufige fragen
In aller Regel ja. Geschäftliche E-Mails, die Handels- oder Geschäftsbriefe sind oder steuerlich relevante Inhalte haben (Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen), unterliegen der Aufbewahrungspflicht – je nach Inhalt sechs oder zehn Jahre. Und zwar unveränderbar und vollständig. Das normale Postfach erfüllt das nicht, weil dort E-Mails gelöscht oder verändert werden können.
Revisionssicher bedeutet: Jede ein- und ausgehende E-Mail wird automatisch und vollständig archiviert, bevor jemand sie löschen oder ändern kann. Im Archiv ist sie unveränderbar gespeichert, mit Zeitstempel, und jederzeit wiederauffindbar. Selbst wenn ein Mitarbeiter eine Mail aus seinem Postfach löscht, bleibt sie im Archiv erhalten – das ist der Kern der GOBD-Anforderung.
Beides ist möglich, wir richten es nach Ihren Anforderungen. Die Cloud-Variante ist für die meisten Betriebe der einfachste Weg: kein eigener Server, kein Wartungsaufwand, planbare monatliche Kosten, Daten in einem deutschen Rechenzentrum. Wer aus rechtlichen oder Datenschutz- Gründen alles im Haus behalten will, bekommt die OnPremise-Variante auf eigenem MailStore-Server.
Ja, sehr gut. MailStore archiviert aus Microsoft 365 / Exchange Online, aus lokalem Exchange und aus praktisch jedem klassischen Postfach (IMAP). Die Archivierung läuft automatisch im Hintergrund. Ihre Mitarbeiter merken davon nichts und können über ein Add-in in Outlook oder eine Weboberfläche jederzeit im Archiv suchen.
Im Gegenteil – es entlastet sie. Da alle E-Mails sicher im Archiv liegen, können alte Nachrichten aus den Postfächern ausgelagert werden. Das hält die Postfächer schlank und schnell, spart Speicherplatz in Microsoft 365 und die E-Mails bleiben trotzdem vollständig durchsuchbar. Zwei Fliegen mit einer Klappe: Compliance erfüllt und Postfächer aufgeräumt.
Ein wichtiger Punkt, den wir sauber mitregeln. Archiviert werden geschäftliche E-Mails. Wenn private Nutzung erlaubt ist, muss das über eine klare Betriebsvereinbarung/Richtlinie geregelt sein – am einfachsten ist es, private Mail-Nutzung über die dienstlichen Postfächer zu untersagen. Wir helfen Ihnen, das DSGVO-konform aufzusetzen, und unser Archiv erlaubt fein abgestufte Zugriffsrechte, sodass nicht jeder alles sieht.
// nächster schritt
30 Minuten Erstgespräch, kostenfrei. Wir schauen, wie Sie heute aufgestellt sind, und sagen Ihnen ehrlich, ob Handlungsbedarf besteht – und was ein Cloud-Archiv ungefähr kostet.